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USTCAF理事会2024年4月19日会议纪要

时间：2024年4月19日 22:00（美东时间）

与会理事： 黄河, 林新天，李先进, 李逊, 胡荣湘, 黄建生，黄森华, 牛磊, 吴戈晖

因故缺席： 庞梦, 陈炜铿

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

会议纪要：

1. 吴戈晖理事报告了2024爱心奖总结， 提出了AF相关工作改进建议, 包括优化国内捐赠到爱心奖的资金流转，建立联系授权，增加互动联系，扩展捐赠途径（开拓和宣传国内股票捐赠等）。 为兼顾学期结束离校的学生的需求，AF在4月份完成授权科大发放。John跟科大教育基金会确认资金和授权发放。
2. PR 宣传： Promote 杰出校友的故事。 PR组在五月中前在公众号和网页，Email 宣传王明旭校友的SIGHT电影。（Jiansheng/Sean 提供素材给PR 组， John/Helen跟进发表）
3. USTCAF和科大女生联盟合作宣传校友故事。USTCWL子基金目前有1千多美金捐赠。
4. 科大今年留学的毕业生数目比往年大幅减少。理事会讨论了如何帮助科大学生提高留学申请成功率。请科大校友在美国负责招生的来介绍经验。 跟科大社团合作（Helen/John 跟科大飞跃项目跟进）
5. AF需要加强宣传股票捐赠和公司捐赠匹配（林新天负责起草文稿给秘书处发表）
6. Board optional gathering (Sean to organize).

时间：2023年11月03日 22:00（美东时间）

与会理事：黄河, 李先进, 李逊, 胡荣湘, 黄森华, 牛磊, 陈炜铿, 吴戈晖

因故未能出席: 庞梦, 洪振尘

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

会议纪要：

A）理事会会议召开前安排的日程讨论纪要：

1. 理事会全票通过确认了2023年10月20日理事会的纪要。
2. USTCAF会员资格：根据现有最新版（2016年）USTCAF Bylaw， 2023届理事会确认的会员资格如下（详细参见Resolution “ BOARD RESOLUTION OF UNIVERSITY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY OF CHINA ALUMNI FOUNDATION – ON UPDATED MEMBERSHIP QUALIFICATION“）
   1. 理事会投票通过决议。8位投票时在线理事， 8票赞成（黄河, 李先进, 李逊, 胡荣湘, 黄森华, 牛磊, 陈炜铿, 吴戈晖）
3. 根据现有最新版（2016年）USTCAF Bylaw， 2023届理事会确认的会员Agreement 如下（详细参见Resolution “ BOARD RESOLUTION OF UNIVERSITY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY OF CHINA ALUMNI FOUNDATION – ON MEMBERSHIP AGREEMENT“）
   1. 理事会投票通过决议。8位投票时在线理事， 8票赞成（黄河, 李先进, 李逊, 胡荣湘, 黄森华, 牛磊, 陈炜铿, 吴戈晖）
4. 理事会通过2024届理事选举和会员大会时间: 2023年12月25日理事候选人提名/报名截止，12月26日到2024年1月13日Email 投票， 2024年1月13日举行会员大会（如果Email Ballot 和 会员大会现场参与会员数的总和超过规定的Quorum (25% of valid members)， 2024届选举将在2024年1月13日会员大会后结束。
   1. 理事会投票通过决议。8位投票时在线理事， 8票赞成（黄河, 李先进, 李逊, 胡荣湘, 黄森华, 牛磊, 陈炜铿, 吴戈晖）

理事会会议Open Discussion 日程讨论纪要：

5. USTCAF Ambassador Program:
   1. 除了上次理事会讨论的在USTCAF网页 Publish Ambassador program 外， 李逊 负责跟李先进一起召开Working meeting 来具体落实相关的工作（初步落实在11月9日开会）
6. 根据现在的情况继续完善会员的qualifications：
   1. 在后续的理事会议讨论落实

 时间：2024年1月19日 22:00（美东时间）

与会理事： 黄河, 林新天，李先进, 李逊, 胡荣湘, 黄建生，黄森华, 牛磊, 庞梦, 陈炜铿, 吴戈晖（全体出席）

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

会议纪要：

USTCAF理事会2023年第4季度会议纪要

时间：2023年10月20日 22:00（美东时间）

与会理事：黄河, 李先进, 李逊, 胡荣湘, 迟世宏,牛磊, 陈炜铿

因故未能出席: 黄森华, 庞梦, 洪振尘, 吴戈晖

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

会议纪要：

A）理事会会议召开前安排的日程讨论纪要：

1. USTCAF 2024 届理事选举：
   1. 2024 届理事选举有最多7位新理事名额 （符合会员资格和得到半数以上选票的得票，最多7人当选）。当选理事任期两年。
   2. 秘书处发送了几轮年度选举通知，原定候选人参选提名截止日期是10/24日。到10月20日收到三位候选人参选提名。秘书处会继续通知USTCAF会员群体，邀请会员参选。
   3. 为了提高获选理事门槛和增加会员的参与积极性，李先进提议如下： “理事会表决，延长2024理事候选人参选截止日期到12月25日，以帮助达到8位和以上候选人参选（超过2024年的7位空缺理事名额， 达到差额选举）。 12月25日后不论有没有达到8位以上理事参选人， 不再接纳新的参选人提名， 开始正式选举投票流程。
      1. 理事会投票通过决议。6位投票时在线理事， 3票赞成（李先进, 胡荣湘, 陈炜铿）， 两票反对（黄河, 李逊）， 1票弃权（牛磊）
   4. 2023年教师奖项评选：
      1. 秘书处10月15日发给理事会科大报送的20232023年教师奖项评选候选人名单。10月20日发送了理事Email 票选候选人的表格。11月15日需要正式通知科大，USTCAF理事会确认的得奖名单。建议各位理事在11月7日前把填好的票选决定Email秘书处。

理事会会议Open Discussion 日程讨论纪要：

3. USTCAF Finance Investment:
   1. 李先进提出对USTCAF Finance Investment (from Finance Committee) 的结果的问题。 胡荣湘回答了在2023年初的会议上报告了Finance Investment Committee 提议的Investment portfolio 结果，Finance Committee (chaired by 黄河)按照理事会2022年的决议执行。年度Finance Investment 结果在每年的财报里 （2022年具体的Finance Numbers在USTCAF 2022年的财报里）。
   2. 李先进提议Finance Committee 单独再提供一份详细的Investment 报告。理事会票决通过，由Finance Committee Chair 黄河以及USTCAF Treasurer 胡荣湘整理一份Investment Portfolio 报告。
      1. 理事会投票结果（当时在线的六位理事）：5票赞成（李先进, 李逊，胡荣湘, 迟世宏，牛磊）， 1票反对（陈炜铿）
   3. 募捐：
      1. 牛磊，李逊，胡荣湘等理事提出了对USTCAF募捐情况的总结和如何加强USTCAF募捐。除了Promote USTCAF brand name (在USTCAF的各个活动，以及各校友会的活动中宣传) 外，需要让新的校友们更多对AF的了解，比如子基金（类似班级基金）等在Reunion时Promote等。网站也要加强宣传。群发需要有简单易行的捐赠QR Code 等。
      2. 爱心奖项目募捐进行得很好，可以作为一个借鉴，
      3. 需要更多的前期耕耘，这样才能在募捐时有收获。
   4. USTCAF事务和工作效率
      1. 李先进提出有的USTCAF事项需要执行效率需要提高。在理事会7月份决议由一位理事帮助77级王明旭推广他的电影“Sight”，但是现在进展如何除了在单拉的微信群里前期有些沟通外他也没有收到负责理事给的进展update。
      2. 李逊提出在迟世宏辞去USTCAF CEO 职位后， USTCAF缺乏一位总体跟进各项事务的CEO。 需要解决这个问题，提高执行力。理事会是决议机构，不能依靠理事会来做很多事务性的事情。
      3. 几位理事们建议以后理事需要commit 每年参加理事会的次数达到一半以上。在新理事加入时也要特别强调这点。
      4. 网站Publish:
         1. 李先进提出他需要USTCAF网站帮publish Ambassador program。
         2. 李逊解释 USTCAF网站publish 现在有李逊，Helen, 李嘉，牛磊都可以做，只需要把相关的文稿提供给他们。