About Us

时间：2023年11月03日 22:00（美东时间）

与会理事：黄河, 李先进, 李逊, 胡荣湘, 黄森华, 牛磊, 陈炜铿, 吴戈晖

因故未能出席: 庞梦, 洪振尘

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

会议纪要：

A）理事会会议召开前安排的日程讨论纪要：

1. 理事会全票通过确认了2023年10月20日理事会的纪要。
2. USTCAF会员资格：根据现有最新版（2016年）USTCAF Bylaw， 2023届理事会确认的会员资格如下（详细参见Resolution “ BOARD RESOLUTION OF UNIVERSITY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY OF CHINA ALUMNI FOUNDATION – ON UPDATED MEMBERSHIP QUALIFICATION“）
   1. 理事会投票通过决议。8位投票时在线理事， 8票赞成（黄河, 李先进, 李逊, 胡荣湘, 黄森华, 牛磊, 陈炜铿, 吴戈晖）
3. 根据现有最新版（2016年）USTCAF Bylaw， 2023届理事会确认的会员Agreement 如下（详细参见Resolution “ BOARD RESOLUTION OF UNIVERSITY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY OF CHINA ALUMNI FOUNDATION – ON MEMBERSHIP AGREEMENT“）
   1. 理事会投票通过决议。8位投票时在线理事， 8票赞成（黄河, 李先进, 李逊, 胡荣湘, 黄森华, 牛磊, 陈炜铿, 吴戈晖）
4. 理事会通过2024届理事选举和会员大会时间: 2023年12月25日理事候选人提名/报名截止，12月26日到2024年1月13日Email 投票， 2024年1月13日举行会员大会（如果Email Ballot 和 会员大会现场参与会员数的总和超过规定的Quorum (25% of valid members)， 2024届选举将在2024年1月13日会员大会后结束。
   1. 理事会投票通过决议。8位投票时在线理事， 8票赞成（黄河, 李先进, 李逊, 胡荣湘, 黄森华, 牛磊, 陈炜铿, 吴戈晖）

理事会会议Open Discussion 日程讨论纪要：

5. USTCAF Ambassador Program:
   1. 除了上次理事会讨论的在USTCAF网页 Publish Ambassador program 外， 李逊 负责跟李先进一起召开Working meeting 来具体落实相关的工作（初步落实在11月9日开会）
6. 根据现在的情况继续完善会员的qualifications：
   1. 在后续的理事会议讨论落实

USTCAF理事会2023年第3季度会议纪要

时间：2023年7月21日 22:00（美东时间）

与会理事：黄河, 李先进, 胡荣湘, 黄森华，牛磊, 庞梦, 洪振尘, 陈炜铿, 吴戈晖

因故未能出席: 李逊, 迟世宏

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

会议纪要：

1. USTCAF 2023GW Fundraising 总结：2023年Goodwill Scholarship募捐因为经济大环境的影响比过去两年要多化几个礼拜才完成。总共Promote 四轮。最后有39位GW由校友资助， 1位由USTCAF GW 基金资助。
2. 理事会下半年的工作计划
   1. 针对今年以来高科技和金融行业的裁员潮， 做一些帮助受影响的校友找工作的活动和相关的工作。
   2. 平台： Linked-in，Social Media （分领域）等各有利弊 。以前曾经考虑过职业发展平台网页但是需要志愿者来整理数据等。Slack 有特定的Channel的功能， 可以考虑用起来（森华/李嘉跟进）。
   3. 大的活动在分析ROI，志愿者Bandwidth后，值得搞的可以考虑由USTCAF来做。
   4. 科大65周年大庆期间， USTCAF 看能不能搞个大的活动。
   5. 借鉴硅谷很成功的Happy Hour模式， USTCAF可以设定固定时间的每个月的小活动（Zoom Online）.建议定在工作日。 每个月的活动主题提前2~3 周决定。秘书处Helen 负者跟进设定。
   6. 作为推进校友和华人群体在美国的影响力的一部分，AF会帮助77级王明旭推广他的电影“Sight”, PR 工作小组负责。招募Intern和志愿者来帮推进（同时也是提供给二代的机会）。庞梦负责拟PR/Internship稿件。
   7. 根据PR Internship施行后的经验，USTCAF可以考虑是否后续推广到更多方面的

USTCAF理事会2023年第4季度会议纪要

时间：2023年10月20日 22:00（美东时间）

与会理事：黄河, 李先进, 李逊, 胡荣湘, 迟世宏,牛磊, 陈炜铿

因故未能出席: 黄森华, 庞梦, 洪振尘, 吴戈晖

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

会议纪要：

A）理事会会议召开前安排的日程讨论纪要：

1. USTCAF 2024 届理事选举：
   1. 2024 届理事选举有最多7位新理事名额 （符合会员资格和得到半数以上选票的得票，最多7人当选）。当选理事任期两年。
   2. 秘书处发送了几轮年度选举通知，原定候选人参选提名截止日期是10/24日。到10月20日收到三位候选人参选提名。秘书处会继续通知USTCAF会员群体，邀请会员参选。
   3. 为了提高获选理事门槛和增加会员的参与积极性，李先进提议如下： “理事会表决，延长2024理事候选人参选截止日期到12月25日，以帮助达到8位和以上候选人参选（超过2024年的7位空缺理事名额， 达到差额选举）。 12月25日后不论有没有达到8位以上理事参选人， 不再接纳新的参选人提名， 开始正式选举投票流程。
      1. 理事会投票通过决议。6位投票时在线理事， 3票赞成（李先进, 胡荣湘, 陈炜铿）， 两票反对（黄河, 李逊）， 1票弃权（牛磊）
   4. 2023年教师奖项评选：
      1. 秘书处10月15日发给理事会科大报送的20232023年教师奖项评选候选人名单。10月20日发送了理事Email 票选候选人的表格。11月15日需要正式通知科大，USTCAF理事会确认的得奖名单。建议各位理事在11月7日前把填好的票选决定Email秘书处。

理事会会议Open Discussion 日程讨论纪要：

3. USTCAF Finance Investment:
   1. 李先进提出对USTCAF Finance Investment (from Finance Committee) 的结果的问题。 胡荣湘回答了在2023年初的会议上报告了Finance Investment Committee 提议的Investment portfolio 结果，Finance Committee (chaired by 黄河)按照理事会2022年的决议执行。年度Finance Investment 结果在每年的财报里 （2022年具体的Finance Numbers在USTCAF 2022年的财报里）。
   2. 李先进提议Finance Committee 单独再提供一份详细的Investment 报告。理事会票决通过，由Finance Committee Chair 黄河以及USTCAF Treasurer 胡荣湘整理一份Investment Portfolio 报告。
      1. 理事会投票结果（当时在线的六位理事）：5票赞成（李先进, 李逊，胡荣湘, 迟世宏，牛磊）， 1票反对（陈炜铿）
   3. 募捐：
      1. 牛磊，李逊，胡荣湘等理事提出了对USTCAF募捐情况的总结和如何加强USTCAF募捐。除了Promote USTCAF brand name (在USTCAF的各个活动，以及各校友会的活动中宣传) 外，需要让新的校友们更多对AF的了解，比如子基金（类似班级基金）等在Reunion时Promote等。网站也要加强宣传。群发需要有简单易行的捐赠QR Code 等。
      2. 爱心奖项目募捐进行得很好，可以作为一个借鉴，
      3. 需要更多的前期耕耘，这样才能在募捐时有收获。
   4. USTCAF事务和工作效率
      1. 李先进提出有的USTCAF事项需要执行效率需要提高。在理事会7月份决议由一位理事帮助77级王明旭推广他的电影“Sight”，但是现在进展如何除了在单拉的微信群里前期有些沟通外他也没有收到负责理事给的进展update。
      2. 李逊提出在迟世宏辞去USTCAF CEO 职位后， USTCAF缺乏一位总体跟进各项事务的CEO。 需要解决这个问题，提高执行力。理事会是决议机构，不能依靠理事会来做很多事务性的事情。
      3. 几位理事们建议以后理事需要commit 每年参加理事会的次数达到一半以上。在新理事加入时也要特别强调这点。
      4. 网站Publish:
         1. 李先进提出他需要USTCAF网站帮publish Ambassador program。
         2. 李逊解释 USTCAF网站publish 现在有李逊，Helen, 李嘉，牛磊都可以做，只需要把相关的文稿提供给他们。

USTCAF理事会2023年第一季度会议纪要

时间：2023年1月13日 22:00（美东时间）

与会理事：谭雪环, 黄河, 李逊,李先进, 胡荣湘, 黄森华，牛磊, 庞梦, 陈炜铿, 吴戈晖

因故未能出席: 迟世宏， 洪振尘

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

会议纪要：

1. USTCAF 2023理事会年度计划：
   1. 牛磊提议成立几个Committee来推动工作效率和招募更多志愿者加入。
   2. 理事会讨论后决定可以先从几个有紧迫需要的委员会开始一步步落实。
   3. 理事会投票以九票赞成一票反对，通过了设立“PR Committee” 和“IT Committee”。
   4. Committee 由3~5位成员组成。Board members 可以决定加入哪个Committee。 Committee成立后完成工作计划和找负责Committee工作的人。
   5. 后续再根据这几个committees的经验决定别的工作小组等。
2. 理事会投票以九票赞成一票反对，通过了“跟张红（818）和魏奇志合作一起来推动USTCAF 文宣和校友采访工作项目“：
   1. 每年Budget少于$3000, 也可以设立专项subfund 吸收专项捐赠。
   2. 项目花销由USTCAF财务按照报批报销流程执行。