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USTCAF理事会2023年第4季度会议纪要

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USTCAF理事会2023年第4季度会议纪要

 

时间：2023年10月20日 22:00（美东时间）

与会理事：黄河, 李先进, 李逊, 胡荣湘, 迟世宏,牛磊, 陈炜铿

因故未能出席: 黄森华, 庞梦, 洪振尘, 吴戈晖

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

会议纪要：

 

A）理事会会议召开前安排的日程讨论纪要：

  1. USTCAF 2024 届理事选举：
    1. 2024 届理事选举有最多7位新理事名额 （符合会员资格和得到半数以上选票的得票，最多7人当选）。当选理事任期两年。
    2. 秘书处发送了几轮年度选举通知，原定候选人参选提名截止日期是10/24日。到10月20日收到三位候选人参选提名。秘书处会继续通知USTCAF会员群体，邀请会员参选。
    3. 为了提高获选理事门槛和增加会员的参与积极性，李先进提议如下： “理事会表决，延长2024理事候选人参选截止日期到12月25日，以帮助达到8位和以上候选人参选（超过2024年的7位空缺理事名额， 达到差额选举）。 12月25日后不论有没有达到8位以上理事参选人， 不再接纳新的参选人提名， 开始正式选举投票流程。
      1. 理事会投票通过决议。6位投票时在线理事， 3票赞成（李先进, 胡荣湘, 陈炜铿）， 两票反对（黄河, 李逊）， 1票弃权（牛磊）
    4. 2023年教师奖项评选：
      1. 秘书处10月15日发给理事会科大报送的20232023年教师奖项评选候选人名单。10月20日发送了理事Email 票选候选人的表格。11月15日需要正式通知科大，USTCAF理事会确认的得奖名单。建议各位理事在11月7日前把填好的票选决定Email秘书处。

 

理事会会议Open Discussion 日程讨论纪要：

  1. USTCAF Finance Investment:
    1. 李先进提出对USTCAF Finance Investment (from Finance Committee) 的结果的问题。 胡荣湘回答了在2023年初的会议上报告了Finance Investment Committee 提议的Investment portfolio 结果，Finance Committee (chaired by 黄河)按照理事会2022年的决议执行。年度Finance Investment 结果在每年的财报里 （2022年具体的Finance Numbers在USTCAF 2022年的财报里）。
    2. 李先进提议Finance Committee 单独再提供一份详细的Investment 报告。理事会票决通过，由Finance Committee Chair 黄河以及USTCAF Treasurer 胡荣湘整理一份Investment Portfolio 报告。
      1. 理事会投票结果（当时在线的六位理事）：5票赞成（李先进, 李逊，胡荣湘, 迟世宏，牛磊）， 1票反对（陈炜铿）
    3. 募捐：
      1. 牛磊，李逊，胡荣湘等理事提出了对USTCAF募捐情况的总结和如何加强USTCAF募捐。除了Promote USTCAF brand name (在USTCAF的各个活动，以及各校友会的活动中宣传) 外，需要让新的校友们更多对AF的了解，比如子基金（类似班级基金）等在Reunion时Promote等。网站也要加强宣传。群发需要有简单易行的捐赠QR Code 等。
      2. 爱心奖项目募捐进行得很好，可以作为一个借鉴，
      3. 需要更多的前期耕耘，这样才能在募捐时有收获。
    4. USTCAF事务和工作效率
      1. 李先进提出有的USTCAF事项需要执行效率需要提高。在理事会7月份决议由一位理事帮助77级王明旭推广他的电影“Sight”，但是现在进展如何除了在单拉的微信群里前期有些沟通外他也没有收到负责理事给的进展update。
      2. 李逊提出在迟世宏辞去USTCAF CEO 职位后， USTCAF缺乏一位总体跟进各项事务的CEO。 需要解决这个问题，提高执行力。理事会是决议机构，不能依靠理事会来做很多事务性的事情。
      3. 几位理事们建议以后理事需要commit 每年参加理事会的次数达到一半以上。在新理事加入时也要特别强调这点。
      4. 网站Publish:
        1. 李先进提出他需要USTCAF网站帮publish Ambassador program。
        2. 李逊解释 USTCAF网站publish 现在有李逊，Helen, 李嘉，牛磊都可以做，只需要把相关的文稿提供给他们。

USTCAF理事会2023年第3季度会议纪要

Chair and Board

USTCAF理事会2023年第3季度会议纪要

 

时间：2023年7月21日 22:00（美东时间）

与会理事：黄河, 李先进, 胡荣湘, 黄森华，牛磊, 庞梦, 洪振尘, 陈炜铿, 吴戈晖

因故未能出席: 李逊, 迟世宏

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

会议纪要：

  1. USTCAF 2023GW Fundraising 总结：2023年Goodwill Scholarship募捐因为经济大环境的影响比过去两年要多化几个礼拜才完成。总共Promote 四轮。最后有39位GW由校友资助， 1位由USTCAF GW 基金资助。
  2. 理事会下半年的工作计划
    1. 针对今年以来高科技和金融行业的裁员潮， 做一些帮助受影响的校友找工作的活动和相关的工作。
    2. 平台： Linked-in，Social Media （分领域）等各有利弊 。以前曾经考虑过职业发展平台网页但是需要志愿者来整理数据等。Slack 有特定的Channel的功能， 可以考虑用起来（森华/李嘉跟进）。
    3. 大的活动在分析ROI，志愿者Bandwidth后，值得搞的可以考虑由USTCAF来做。
    4. 科大65周年大庆期间， USTCAF 看能不能搞个大的活动。
    5. 借鉴硅谷很成功的Happy Hour模式， USTCAF可以设定固定时间的每个月的小活动（Zoom Online）.建议定在工作日。 每个月的活动主题提前2~3 周决定。秘书处Helen 负者跟进设定。
    6. 作为推进校友和华人群体在美国的影响力的一部分，AF会帮助77级王明旭推广他的电影“Sight”, PR 工作小组负责。招募Intern和志愿者来帮推进（同时也是提供给二代的机会）。庞梦负责拟PR/Internship稿件。
    7. 根据PR Internship施行后的经验，USTCAF可以考虑是否后续推广到更多方面的

USTCAF 2023理事会2022第一次会议纪要

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USTCAF 2023理事会2022第一次会议纪要

 

时间：2022年12月9日 22:00（美东时间）

 

与会理事：谭雪环, 李先进, 胡荣湘, 迟世宏,牛磊, 洪振尘, 庞梦, 陈炜铿, 吴戈晖

因故未能出席: 黄河, 李逊, 黄森华

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)/  吴戈晖（理事）

 

会议纪要：

  1. USTCAF 2023 年理事会选举结果：
    • 理事：谭雪环 (823), 黄河 (830/2), 李逊 (850/6), 李先进(857)，胡荣湘 (862) , 迟世宏(897), 黄森华 (966), 牛磊 (988), 洪振尘 (1304), 庞梦 (0807), 陈炜铿（1333）, 吴戈晖  (1815)
  • 理事长：牛磊；副理事长：庞梦

 

    2．  把爱心奖做的更好，在奖励资金的同时也帮助获奖者更好完成学业，做到 ”没有drop out, 减少挂科”

  • 征集更多志愿者加入和雪环一起推动爱心奖的工作。
  • 学生挂科或Drop out原因有入学第一学期对课业难度有误判，因专业专业不对口--不知道喜欢什么或适合做什么，就业迷茫--在出国或考研不顺后才考虑就业等
  • USTCAF可以结合校方有毕业率KPI的动力，从上而下推动学生同辈帮扶，用保研加分等措施来激励在校学生帮扶困难学生。

 

  1. 跟进Mentorship Program。

 

  1. 扩大捐赠资金来源：
  • USTCAF 2022 到12月初捐赠大约10万美元，预计全年捐赠大约10多万美元。 今年没有新设立特别大额捐赠项目。年底前会再在各地校友会群和AF的节日活动群等Promote一下。

 

  1. 扩大杰出校友的捐赠；除了爱心奖，新生奖，教师奖等， 还有交流项目（与Stanford、MIT等）的捐赠等。

 

  1. 让更多人知道USTCAF、让有科大情怀的校友加入进来
  • 扩大曝光率：除了现有的几个节日活动等，2023年规划科大65周年庆相关的活动，联合地方校友会开展线上下结合的活动；以科技峰会、行业峰会等形式开展定期交流

  

USTCAF理事会2023年第一季度会议纪

Chair and Board

USTCAF理事会2023年第一季度会议纪要

 

时间：2023年1月13日 22:00（美东时间）

与会理事：谭雪环, 黄河, 李逊,李先进, 胡荣湘, 黄森华，牛磊, 庞梦, 陈炜铿, 吴戈晖

因故未能出席: 迟世宏， 洪振尘

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

会议纪要：

  1. USTCAF 2023理事会年度计划：
    1. 牛磊提议成立几个Committee来推动工作效率和招募更多志愿者加入。
    2. 理事会讨论后决定可以先从几个有紧迫需要的委员会开始一步步落实。
    3. 理事会投票以九票赞成一票反对，通过了设立“PR Committee” 和“IT Committee”。
    4. Committee 由3~5位成员组成。Board members 可以决定加入哪个Committee。 Committee成立后完成工作计划和找负责Committee工作的人。
    5. 后续再根据这几个committees的经验决定别的工作小组等。
  2. 理事会投票以九票赞成一票反对，通过了“跟张红（818）和魏奇志合作一起来推动USTCAF 文宣和校友采访工作项目“：
    1. 每年Budget少于$3000, 也可以设立专项subfund 吸收专项捐赠。
    2. 项目花销由USTCAF财务按照报批报销流程执行。

USTCAF 2022理事会2022年Q2会议纪要

Chair and Board

USTCAF 2022理事会2022年Q2会议纪要

 

时间：2022年4月23日 22:00（美东时间）

与会人：李逊, 黄河, 胡荣湘, 李先进, 牛磊, 黄森华, 迟世宏, 谭雪环, 洪振尘

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

 

会议纪要：

  1. USTCAF Finance Update：
  • Treasurer胡荣湘汇报了2021财务。
    • 2021年报和IRS申报正在整理中。IRS 的年度申报截止日期延长到了11月15日， 计划在五月完成申报。
    • Finance Committee 在2021年会议中通过的试用专业投资咨询机构（Merril Lynch）管理USTCAF部分资产的决议已经在2021年12月执行。 2022年五月份是预设的半年度的Checkpoint，到时候会通报理事会结果。
  • Finance Investment committee chair 黄河汇报了专业投资咨询机构里负责USTCAF资金投资的人也许会Contact AF 建议换投资机构。Finance Committee 收到建议后会讨论决定。
  • 李逊建议把所有流程和文件在USTCAF Basecamp 整理存档。
  1. 爱心奖（Goodwill）Program Update (谭雪环, 黄森华) 
    • 2022年Goodwill Campaign 将在6月启动
    • 推进Mentor Program: 现在已经有6个爱心奖学生(Mentee) 和7个校友Mentor报名。 建议通过科大爱心社等推广。另外除了一对一， 也可以尝试一对多讲座等。
  2. 教师奖往届获奖人跟进：牛磊评估继续跟进，是否可以让科大帮跟踪整理， USTCAF在网络宣传。
  3. USTCAF Ambassador项目：李先进已经联络了两位校友参加。
  4. AF日常工作: 建议定期举行志愿者团队的工作会议，执行和跟进AF的各项工作。CEO迟世宏负责，李逊组织开头的几次会议。
  5. 理事们也讨论了USTCAF可以评估的几个事项：是否参与校友们讨论中的科大和国科大合并建议，USTCAF 的Souvenir， 借鉴别的基金会的经验如何提高USTCAF的执行力和扩大影响等。