Governance

时间：2021年4月2日 22:00（美东时间）

与会人：迟世宏, 胡荣湘, 李先进, 李逊, 黄河, 牛磊, 黄森华, 谭雪环

主持：迟世宏

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

会议纪要：

1. 2020 财务 (胡荣湘/李逊)
   1. 2020 运营费用比往年高，主要增加的费用是开始使用CPA来做电子报税, 和秘书处费用不再能从别的渠道共享部分花销。
   2. 2020年报税已经约好CPA在4月底左右完成。年度财报还需要完成跟新创对账部分。
2. USTCAF Investment proposal (黄河)
   1. Harry has contacted 5 finance management companies for separated manage account proposal for USTCAF. These 5 companies are: BofA ML, Fidelity, JP Morgan, UBS, Vanguard.
   2. A summary of score cards for all five companies are presented.
   3. Shihong, Harry and USTCAF finance team will draft a proposal and capturing the benchmark and escape pass, for the board to vote on.
3. 爱心奖 （谭雪环、迟世宏）：
   1. 有GW捐助人提出贫困生的标准核定问题，爱心奖负责人需要跟进和跟科大厘清．
   2. ＧＷ新闻稿需要告知校友们GW资助金额从今年新评选的GW开始升高到每年4500元人民币。
4. 关于设立USTCAF Chief Security Officer的提议 （牛磊）
   1. 提议设立USTCAF Chief Security Officer掌管AF的IT， Gsuite等，规范个人数据的保护，和保证AF工作和文档的连续性。
   2. 牛磊提议由李嘉做USTCAF Chief Security Officer。
   3. 牛磊根据这次理事会讨论的意见，draft a formal resolution for follow up voting.
5. USTCAF Documentation 的讨论
   1. 牛磊建议AF考虑用Gsuite 来做 AF documentation
   2. 中国国内的理事和秘书处能否顺畅的使用Gsuite是个潜在的问题。 牛磊会先尝试看秘书处Helen能否使用Gsuite,同时也跟李嘉讨论可行性。
6. Ambassador program　和　AF的Seminars/Events　（李先进）
   1. Run events to train the team
   2. Build volunteer teams and give them growth opportunities and mentoring
   3. USTCAF to host a few more events together with local alumni associations, including a big event in Sept.
7. 今年科大学生的飞跃计划　（John bring up to the board for Ellen）
   1. Ellen to get a detailed proposal for board to consider.
   2. John propose to also leverage this as an opportunity to recruit USTCAF volunteers.